出庫トラブル(伝え方を反省、、)

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今朝、施工会社社長から電話。

⇒「パネル今日、残り全部出庫するっている連絡、
  倉庫会社にしてくれてる?
  うちの社員が3パレット分出庫しようとしたら、
  倉庫の保管現場担当から、1パレット分しか聞いてないって
  言われてる。。」

私の認識では、残り全部出庫する旨、倉庫会社にメールし、
承諾した旨メールもらっていたので、履歴を見てみました。

連絡内容:
 私から倉庫会社事務担当
  ⇒
    (倉庫会社名)株式会社 (担当者名)様

     お世話になっております
     (私の社名と名前)です

     10月13日ですが、
     (施工会社名と社長名)さんから、
      パネルの残りを搬出する旨の連絡を頂きました。

      お手数ですが、倉庫へのご連絡
      よろしくお願い致します。

 倉庫会社事務担当から私
  ⇒
    (私の社名と名前) 様
     いつも大変お世話になっております。
     出庫のご依頼ありがとうございます。
     弊社の倉庫には連絡します。
     宜しくお願い致します。

一見、やりとり文言としては何の破城も無いようですが、

・施工会社も、私の会社も、この倉庫をパネル保管で使っていた
・パネルの保管量は、私の会社:3パレット、施工会社:1パレット
・倉庫の事務担当から、倉庫の現場担当への連絡内容は、
 「施工会社の従業員が、パネルの残りを搬出に来る」

この3点から、倉庫の現場担当は
「施工会社従業員が、施工会社の保管パネル1パレットの搬出に来る」
と解釈してしまったようです。。

この倉庫会社に、施工会社もパネルを保管していることまでは、
私は知らなかったのですが、
この倉庫会社を利用しているのは知っていました。

その意味では、

「私の会社のパネルの残り全部を、施工会社の従業員が
 10月13日に引き取りに行く旨を、
 倉庫の現場担当に伝えて欲しい」

とか

引き取り連絡
・対象物:私の会社のパネル残り全部
・引取者:施工会社従業員
・引取日:10月13日

という、誤解無く、かつ、わかりやすく伝えるべきでした。

「連絡事項は、誤解無く、かつ、わかりやすい表現で」
ですね。

参考になれば幸いです。

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3 Comments

sun33

私は、「石橋を叩いても渡らない」性格です。
「架台を1セット125本 納期は、10月10日」と数値で「証跡」を残す事を鉄則としています。お客様とは、構成図「絵」にして送る事も必須です。毎度、同じ「絵」ノフォーマットを使っています。
そして、あれがと届かなかったらこうしょうとか
トラブッたら臨時回避処置と根本解決策を事前にお客様に説明しています。
それでも、トラブルは、おこります。(おこりました)

yuki2822

sun33さん
コメありがとうございます。
情報は減衰だけでなく、変わることもあるので
伝え方に要注意ですね。
それに気付ける方は優秀な訳ですが、
そこに期待しない運用が大事だと思いました。

sun33

私は、新人教育の時に「お客様の言う事は、絶対に信用するな」と教えています。かならず、自分の目で確認しなさいと。
人間には、思い違いがあるからですが。
先週も工事終了後に間違い発覚して追加工事となりました。原因は、お客様側にありましたが。
お客様のミスにもきずいてあげるのが「プロ」の仕事なのですが。何度も経験しました。
発生する事を前提に「保険」として「事前に解決法」も提示しています。

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